Früher war alles einfacher: wenn Zeitpunkt, Akteure und Location feststanden, musste sich das „Festkomitee“ nur noch um Catering, Deko, DJ bzw. Band und die Höhe der Eintrittspreise kümmern, irgendwo einen Aushang machen, wo viele potenzielle Fetenwütige vorbeikamen, zur Not in den einschlägigen Veranstaltungsmagazinen eine 5-DM-Anzeige schalten – und schon konnten sich die Verantwortlichen des Zustroms kaum erwehren.

Wenn dann das letzte Fleisch gegessen, der letzte Tanz getanzt war (hilfsweise: die Polizei zum dritten und letzten Mal vor der Tür stand und sich nicht mehr von entzückenden weiblichen Abfangjägern zu beschwichtigen war), war die Fete vorbei.

Aber heute im Zeitalter der Party- und Location-Apps, wo man sich bald auch noch Platz auf der Tanzfläche online reservieren können wird, einer Tanzfläche, die selbstredend durch die kinetische Energie der Tanzenden Strom erzeugt, der die Stromrechnung des Veranstalters nahe an die Nulllinie bringt – heute also wird natürlich ganz anders organisiert. Außerdem geht es ja nicht immer nur um Party, es gibt ja auch Business Events, die einen etwas seriöseren Anstrich haben, wenngleich sie auch oft in genau dasselbe Chaos münden können wie obige Lärm- und Alkoholorgien.

Nun endlich zum seriösen Teil dieses Blogeintrags.

Die Pentaphonie (penta, griechisch = fünf) jeder Veranstaltungskompostion lautet: Termin – Location – Sprecher – Zielgruppe – Preis. Alle hängen mit allen zusammen; und wenn nur einer der 5 nicht in die Reihe (oder „die Zeit“) passt, ist die Misserfolgswahrscheinlichkeit meiner geplanten Veranstaltung recht hoch. (Wer genau hinschaut, findet alle 5 Teile aber auch schon oben wieder.)

Z.B. kann der spannendste Redner keine abgelegene Location retten oder während eines wichtigen WM-Qualifikationsspiels fussballaffine Zuhörer vom Sofa weglocken – es sei denn, sie garantieren das rechtzeitige Ende der Veranstaltung vor dem Anpfiff oder bieten Weitgereisten ein Mini-Public-Viewing an.

Ebenso kann die tollste Location mit perfekter Technik nebst Freibier keinen blutleeren oder Phrasen dreschenden Redner retten – nun gut, die Monkey Bar wohl schon, da kann man sich flugs unter die anderen Gäste mischen und die Aussicht auf Skyline oder wohlsortierte Bar genießen. In jedem Fall muss der antizipierte Nutzen, den sich der Teilnehmer von dem Event verspricht, höher sein als der Logistik-, Geld- und Zeitaufwand, den er zu leisten hat.

Ein zu niedriger Preis erhöht unweigerlich die No-Show-Rate, ein zu hoher schreckt den Nachwuchs mit vielen Ideen und leeren Taschen ab. Preise zwischen Mitgliedern und Gästen zu sehr zu spreizen, ist genauso kontraproduktiv (Gast kommt nicht oder nur selten, die üblichen Verdächtigen bleiben unter sich) wie sie zu sehr anzunähern (die eigenen Mitglieder zahlen nur 20% weniger als die Gäste => Mitglieder werden sauer und treten aus).

Ein Wort zu den Formaten.

Um ein Oberthema in seinen Teilaspekten nachhaltiger zu beleuchten, hat sich bei von mir mitorganisierten Veranstaltungen die Kombination aus Keynote und World Café sehr gut bewährt: zunächst führt ein Wissensträger 15-20 min in die Problematik ein, danach werden an 4-6 Tischen jeweils 1 Moderator und 1 Experte (im Idealfall zusätzlich noch ein Protokollant) platziert, zu denen sich 5-10 Diskutanten gesellen, die den Experten unter Regie des Moderators 10-15 min ausfragen bzw. einen Teilaspekt des Oberthemas mit ihm diskutieren. Danach wechseln die Diskutanten an andere Tische, das Zwei-(Drei-)Gestirn bleibt sitzen und diskutiert seinen Teilaspekt mit neuem Publikum, das gerade seine Efahrungen mit einem anderen Teilaspekt gemacht hat.

Häufiger hingegen ist die klassische Podiumsdiskussion von 1 bis 8 Experten und 1-2 Moderatoren anzutreffen. Diese kann bei stark heterogener Podiumszusammensetzung und/oder investigativ-charmantem Moderator nach wie vor recht inhaltsreiche Erkenntnisse bringen. Bevor alle Zuhörer gelangweilt gehen, empfiehlt es sich, diese rechtzeitig einzubeziehen und relativ früh Fragen zuzulassen, was eindeutig das Involvement der Zuhörer steigert und sie eine Veranstaltung besser bewerten lässt als eine rein passiv zu verfolgende Inszenierung.

(Parallele) Workshops zu Einzelaspekten des Oberthemas mit extrem kleiner Keynote und viel Raum für die gemeinsame Diskussion, zeitigt ebenfalls regelmäßig hohe Involvementraten, speziell, wenn die Gruppe klein genug ist und Zeit für eine kurze Vorstellungsrunde bleibt. Aber auch hier sollte für die Dokumentation (Slides, Fotos, Protokoll) gesorgt werden, damit die parallel tagenden oder verhinderten Interessierten auch nachträglich was in der Hand haben.

Dass das Networking bei Business Events einen immer größeren Raum einnimmt, ist eine Binsenweisheit. Dieses intelligent zu organisieren hingegen eine gute handwerkliche Leistung. Formale Voraussetzungen dazu sind (vor dem Event ausdruckbare) Teilnehmerlisten (mindestens Name und Firma, ideal Jobbezeichnung und Kontaktdaten, natürlich nur gegen vorheriges Einverständnis), Namensschilder mit Name UND Firma (Namen allein sind Schall und Rauch, erst der gute Posten macht den Mensch zum Mänsch!), Stehtische für lockere Kontaktanbahnung, Loungebereiche für vertiefende Gespräche, Getränke und Essbares nicht nur unzugänglich in einer Ecke, obwohl auch in Warteschlangen oft spannende Gespräche entstehen. Als bewährte Sonderformen für den eiligen Netzwerker haben sich hier das Business Speeddating (jeder redet an kleinem Tisch 2-5 min mit seinem Gegenüber, dann wird gewechselt, bis jeder mit jedem gesprochen hat) und das Reihendating, bei dem man die Teilnehmer aus den theaterbestuhlten ersten, dritten, fünften usw. Reihen bittet, sich jeweils umzudrehen und mit den hinter Ihnen Sitzenden 5 min Kontakt aufzunehmen, bewährt. Sie können sich das Stimmgewirr nach 5 min vorstellen und die tollkühnen Mühen des Moderators, alle wieder ruhig zu bekommen und dem weiteren Geschehen vorn zu folgen. Ein idealer Ausgangspunkt für das Networking nach dem offiziellen Teil vorn!

Aber zurück zur Veranstaltungspanung.

Habe ich nun ein zielgruppenadäquates und aufmerksamkeitsstarkes Veranstaltungsmotto gefunden (was so wichtig wie die Betreffzeile eines E-Mails beim E-Mail-Marketing ist!), eine zumutbare Location, einen Sponsor (im Idealfall den Inhaber der Location, der auch gleich das Catering übernimmt, dafür dann auf allen Ankündigungen auch brav genannt und in der Anmoderation gelobt wird), spannende Speaker/Akteure und einen akzeptablen Preis (der die Fixkosten bei erwartbarem Zulauf deckt), geht der Werbeteil los. Eine tip-Anzeige wie früher reicht leider nicht mehr, Viralkampagnen in sozialen Medien mittels Multiplikatorengewinnung und Anzapfung relevanter Adressbestände voller potenzieller Interessenten bei Kooperationspartnern sind nun budgetschonend gefragt. Dies am besten in mehreren Wellen (von „Save the Date“ 2-5 Monate vorher über „Nicht vergessen: xxx am xx.xx im xxx!“ 1-2 Woche vorher bis „Heute Abend: xxx im xxx!“), besonders bei vielbeschäftigten, volatilen Zielgruppen.

Sinnvoll sind auch Medienpartnerschaften mit Medien, die die Zielgruppe auch tatsächlich konsumiert, also z.B. Tageszeitungen für die Old Economy, soziale Medien Onlineportale und Blogs für die New Economy. Auch die persönliche Ansprache eigener Netzwerke mittels Brief, E-mail, Twitter, Xing, LinkedIn, Instagram etc. kann Teilnehmer bringen, wenn der Anmeldeprozess mittels beigefügtem Link so einfach wie möglich gemacht wird. Auch der Outlook-Termin mit allen Details ist für die Outlookianer sicher sinnvoll. Außerdem eine genaue Wegbeschreibung mit Mobil-Hotline für Verirrte zum Ausdrucken oder mobilem Speichern.

Manchmal sagen aber auch Hochkaräter aus Politik, Wirtschaft, Sport oder Kutur kurz vorher ab, so dass der wahrgenommene Celebrity-Wert der Veranstaltung sinkt. Dann ist es Sache des Moderators, das Beste aus der Situation zu machen, den Ersatz entsprechend aufzubauen und aus den verbliebenen Speakern oft ungeahnte Wissensschätze und Anekdoten zu bergen, die das Publikum trotz alledem in Entzücken versetzen.